Úkoly může zadávat kdokoliv komukoliv ve firmě. Úkoly lze zadávat „jen tak“, nebo je navázat na konkrétní zakázku, klienta nebo dodavatele. Každý úkol má svůj termín a svého řešitele.
Úkol prochází ve svém životním cyklu jednotlivými stavy. Po zadání úkolu se úkol nachází ve stavu „Řeší se“. Po vyřešení úkolu jej řešitel přepne do stavu „Ke kontrole“ a zadavatel se rozhodne, jestli úkol označí jako „Hotový“ nebo jej řešiteli vrátí. IZIO upozorňuje zadavatele i řešitele na každou změnu stavu pomocí automatické připomínky.
Pomocí záznamů může zadavatel a řešitel komunikovat nad řešením úkolu. Záznamy u zakázek slouží pro zaznamenání průběhu řešení zakázky. U databáze klientů a dodavatelů pak záznamy využijete pro evidenci jednání.
Záznamy ve firemní komunikaci můžete rozlišovat na veřejné (vidí všichni uživatelé), finanční (vidí pouze uživatelé s příslušným oprávněním) a soukromé (vidí pouze jejich autor). K záznamům můžete ukládat soubory jako přílohu. Stačí je přetáhnout myší do okna s přílohami nebo vyhledat soubory v počítači. Tyto soubory jsou pak uloženy společně s daným záznamem. Do záznamů můžete zadávat cestu, přes kterou se snadno proklikem dostanete na vybraný soubor nebo hypertextový odkaz. Nemusíte tak vkládat velké objemy dat na cloudové úložiště.
Systém sám rovněž ukládá tzv. automatické záznamy. Tyto záznamy uchovávají důležité informace o změnách s objektem, jako např. změna termínu, řešitele či stavu. U každého záznamulze zjistit, kdo jej vložil, kdy byl naposledy upraven či kterým uživatelům byl připomenut. Abyste neztratili přehled, IZIO vám umožňuje zobrazit si přehled všech záznamů z celého systému z libovolného časového rozmezí.
Každý záznam lze po uložení jednoduše připomenout libovolným uživatelům. Stačí vyvolat kontextovou nabídku pravým tlačítkem myši, zatrhnout uživatele (i více najednou) a okamžitě jim systém doručuje připomínku v podobě notifikace v oblasti vedle hodin. Připomínky se dají nastavit na konkrétní datum i čas a proto už na nic nezapomenete. Připomínky si můžete rovněž nechat posílat na svůj e-mail. Pokud si nainstalujete mobilní aplikaci na váš chytrý mobilní telefon či tablet, upozorní vás systém IZIO na každou připomínku notifikací na displeji i když jej nemáte zrovna zapnutý.
